Huishoudelijk Reglement sv Heerhugowaard


Huishoudelijk Reglement van sv Heerhugowaard

LIDMAATSCHAP

🔗 Statuten 1980 art. 4, 5, 6, 7, 8, 9


Artikel 1.
Een natuurlijk persoon die lid van de vereniging wenst te worden, geeft de wens daartoe te kennen aan het bestuur van de vereniging, dat over toelating beslist.
Artikel 2.
Jeugdleden zijn leden die op de eerste dag van het verenigingsjaar jonger zijn dan 18 jaar. De overige leden zijn seniorleden.
Artikel 3.
1. De leden zijn verplicht alle gegevens die relevant zijn voor de vereniging, zo spoedig mogelijk door te geven aan het bestuur.
2. Bij wijziging van gegevens geven de leden dit zo spoedig mogelijk door aan het bestuur.
3. Ingevolge de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) maken de leden aan de vereniging kenbaar hoe de vereniging dient om te gaan met hun gegevens.

ALGEMENE LEDENVERGADERING (ALV)

🔗 Statuten 1980 art. 16, 17, 18, 19, 20, 22


Artikel 4.
1. Voor de ALV wordt schriftelijk, dan wel per elektronische post, een oproep gericht aan de leden van de vereniging, onder vermelding van de te behandelen onderwerpen en zo nodig bijvoeging van toelichtende bescheiden. De datum van de ALV dient uiterlijk twee weken tevoren bekend te zijn gemaakt. De agenda en bijbehorende stukken worden zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk één week voor de vergadering verzonden of persoonlijk overhandigd.
2. Binnen een week na de verzending van de oproepen kunnen door een lid onderwerpen ter behandeling aan het bestuur worden opgegeven, welke dan zo spoedig mogelijk door het bestuur ter kennis van de overige leden wordt gebracht.
3. Met toestemming van zowel het bestuur als de vergadering kunnen staande de vergadering onderwerpen aan de agenda worden toegevoegd.
4. Ter behandeling van spoedeisende gevallen kan van de in dit artikel genoemde termijnen worden afgeweken. Over de reden van afwijken legt het bestuur verantwoording af aan de ALV.
5. Buitengewone ALV's zijn vergaderingen die worden bijeengeroepen door de leden, die het verzoek daartoe vergeefs tot het bestuur hebben gericht, met inachtneming van het bepaalde in artikel 4 lid 1.
6. Buitengewone vergaderingen voorzien zelf in hun leiding. Uitsluitend onderwerpen die in de oproeping zijn verzameld, kunnen worden behandeld.
Artikel 5.
1. ALV's zijn openbaar, behoudens dat zowel de voorzitter als de ALV kunnen besluiten dat een vergadering of de behandeling van bepaalde onderwerpen met gesloten deur zal plaatsvinden.
2. Tot een vergadering, respectievelijk de behandeling van een onderwerp met gesloten deur, hebben slechts toegang: Het bestuur, de leden en zij die het bestuur of de vergadering daartoe heeft uitgenodigd.
3. Het bestuur kan ter vergadering ook anderen dan de leden, de ereleden en de leden van verdienste het woord verlenen over zaken die hen mede aangaan.
Artikel 6.
1. Over zaken wordt mondeling gestemd, tenzij de voorzitter van de vergadering schriftelijke stemming wenselijk acht. Bij staking van de stemmen wordt het voorstel geacht verworpen te zijn.
2. Blanco stemmen en onthoudingen worden bij de berekening van het aantal uitgebrachte stemmen buiten beschouwing gelaten.
3. Stembriefjes die niet of onduidelijk zijn ingevuld dan wel zijn ondertekend, namen van niet voor de verkiezing in aanmerking komende personen, of een niet terzake dienende toevoeging bevatten, zijn ongeldig en worden bij de berekening van het aantal uitgebrachte stemmen buiten beschouwing gelaten.
4. Over personen wordt schriftelijk gestemd met gesloten stembriefjes.
Artikel 7.
1. Ter vervulling van een vacature in het bestuur kunnen zowel door het bestuur als door de leden kandidaten worden gesteld. Kandidaatstelling door één of meer leden dient te geschieden door opgave van naam en adres van de gestelde kandidaat aan het bestuur, welke opgave tenminste bij aanvang van de vergadering, waarin de vacature moet worden vervuld, moet zijn ingediend, alsmede een bereidverklaring van de gestelde kandidaat, om bij verkiezing de vacature te vervullen.
2. Indien één kandidaat is gesteld, wordt deze geacht met algemene stemmen te zijn gekozen, tenzij een ter vergadering aanwezig bestuurslid of een lid stemming verlangt.
3. Zijn twee kandidaten gesteld, dan wordt tussen hen gestemd en is degene die de meeste geldige stemmen krijgt gekozen. Krijgen beiden een gelijk aantal stemmen, dan vindt herstemming plaats. Levert ook deze geen meerderheid op, dan beslist het bestuur.
4. Zijn er meer dan twee kandidaten, dan vindt tussen hen een vrije stemming plaats. Krijgt daarbij geen hunner de volstrekte meerderheid van stemmen, dan vindt herstemming plaats, waarbij de kandidaat met de minste stemmen, afvalt. Levert deze herstemming geen beslissing op dan volgt er wederom een herstemming, totdat er twee kandidaten over zijn.
5. Zijn er geen kandidaten, of worden de kandidaatstellingen ingetrokken of verklaren de kandidaten een eventuele benoeming niet te willen aanvaarden, dan vindt een vrije stemming plaats. Zijn er geen geschikte kandidaten, dan kijkt het bestuur op korte termijn naar alternatieven.

HET BESTUUR

🔗 Statuten 1980 art. 10, 11, 12, 13, 14, 15, 21, 23


Artikel 8.
1. Het bestuur draagt zorg voor de naleving van de Statuten en Reglementen, alsmede voor de uitvoering van genomen besluiten. Voor zover dat binnen zijn bevoegdheid valt, geeft het de voorschriften die daartoe nodig zijn en die het belang van de vereniging bevorderen.
2. Het bestuur streeft er naar minstens eens per twee maanden te vergaderen of vaker als de voorzitter dit nodig acht of tenminste drie leden van het bestuur dit noodzakelijk vinden, al dan niet met redenen omkleed.
3. Het bestuur legt jaarlijks ter vaststelling een verslag over de toestand van en de gebeurtenissen in de vereniging sedert het vorige verslagjaar aan de ALV voor. In deze ALV komen onder meer de begroting voor het volgende boekjaar en de daarbij behorende financiële voorstellen aan de orde, alsmede de verkiezingen voor het bestuur.
4. Bestuursleden die in een bepaalde functie zijn benoemd, vervullen in het bijzonder de aan die functie verbonden taken. De andere bestuursleden staan hen daarin bij. Voor het overige verdelen de bestuursleden de te verrichten werkzaamheden in onderling overleg.
Artikel 9.
De voorzitter is belast met de leiding van de ALV en van de bestuursvergaderingen. In overleg met het bestuur kan hij vergaderingen schorsen, verdagen en sluiten, dit met in achtneming van het bepaalde in artikel 4.
Artikel 10.
De secretaris is belast met het samenstellen van de (concept) agenda voor de ALV en de bestuursvergaderingen, de uitnodigingen voor deze vergaderingen en het notuleren van deze vergaderingen.
- Hij voert alle correspondentie van de schaakvereniging met de schaakbonden, schaakverenigingen en derden en houdt daarvan afschrift.
- Hij draagt de verantwoordelijkheid voor het archief. Hij verzorgt de ledenadministratie.
- Daarbij draagt hij zorg voor het doorgeven van wijzigingen in de ledenlijst aan de KNSB (en dus de NHSB) op de door de bond voorgeschreven wijze.
- Bij elke stemming is hij belast met de stemopneming. Indien het een schriftelijke stemming betreft, wordt hij daarbij door een door de voorzitter aan te wijzen lid, geen bestuurslid, bijgestaan.
- Met inachtneming van artikel 8 lid 1 is de secretaris de eerstverantwoordelijke binnen het bestuur voor wat betreft de naleving van de Statuten en het Huishoudelijk Reglement. Hij beheert de Statuten en het Huishoudelijk Reglement (HR). Jaarlijks wordt het HR beoordeeld op wijzigingen. Deze worden voorgelegd aan de ALV. Bij aftreding dient de secretaris het beheer en de stukken over te dragen aan zijn opvolger.
Artikel 11.
De penningmeester is belast met het geldelijk beheer. Hij is met name belast met de inning van de contributie en doet geen andere dan de regelmatig voorkomende uitgaven zonder toestemming van het bestuur.
- Zijn rekening en verantwoording worden elk jaar door een commissie van twee leden, de kascommissie, nagezien en ten bewijze van akkoordbevinding mede ondertekend.
- Een kascommissielid wordt ten hoogste voor twee jaar benoemd door de ALV. Benoeming geschied ongelijktijdig teneinde de continuïteit te bevorderen. Er is dus altijd één lid dat blijft.
- De penningmeester brengt op de ALV een financieel verslag uit omvattende een rekening van baten en lasten, een balans, een toelichting en een begroting voor het komende seizoen, zijnde het verenigingsjaar.
Artikel 12.
De jeugdleider is belast met de dagelijkse leiding van de bijeenkomsten voor de jeugd. Zolang er geen jeugdafdeling is met eigen bestuurstaken, behartigt hij de belangen van de jeugdleden in het bestuur en in de ALV.
Artikel 13.
De interne wedstrijdleider heeft de leiding over alle door de vereniging tijdens de verenigingsavond georganiseerde wedstrijden met uitzondering van externe wedstrijden. Hij zorgt voor handhaving van de wedstrijdreglementen en de orde, tijdens het schaken in het algemeen.
- Hij zorgt voor een goed verloop van de interne competitie en andere door de vereniging speciaal voor eigen leden georganiseerde competities. Hij is verantwoordelijk voor de opstelling van speelroosters, de indelingen en de regelingen betreffende promotie en degradatie, waarbij hij de regels van het Huishoudelijk Reglement en de wedstrijdreglementen hanteert en in bijzondere gevallen het bestuur raadpleegt. Hij zorgt voor het handhaven van het rooster en wekelijks voor een overzicht van uitslagen en standen van de interne en andere competities.
- Bij afwezigheid op een verenigingsavond stelt de interne wedstrijdleider een vervanger aan die hem op de betreffende avond vertegenwoordigt en die gerechtigd is alle taken verbonden aan zijn functie uit te voeren, voor zover het bestuur over de taken niet anders besluit.
Artikel 14.
De externe wedstrijdleider heeft de leiding van de deelname aan de NHSB dan wel KNSB competitie. Hij is het aanspreekpunt van de vereniging voor deze competities zowel voor de leden als voor andere clubs.
- Hij zorgt voor het samenstellen van teams voor de externe competitie. Tevens verzorgt hij de aanstelling van teamleiders met wie hij tijdens de competitie nauw samenwerkt om de deelname van de teams zonder problemen en zo succesvol mogelijk te laten verlopen.
- Tenzij de betreffende bond voor een wedstrijdleider zorg draagt, treedt hij bij thuiswedstrijden op als wedstrijdleider of zorgt hij voor een gekwalificeerde vervanger. Ook zorgt hij, indien nodig voor het aanwezig zijn van een arbiter.
- De externe wedstrijdleider zorgt voor het bijhouden van de standen in de competities. Hij of zijn vervanger geven de uitslagen door aan de bond.
Artikel 15.
1. Het bestuur vormt in eerste instantie het dagelijks bestuur.
2. Indien het bestuur uit zijn midden een dagelijks bestuur als bedoeld in artikel 8 lid 7 van de Statuten kiest, dient dat te bestaan uit een oneven aantal van tenminste drie leden, waaronder de voorzitter van de vereniging.
3. Dit dagelijks bestuur is belast met de dagelijkse leiding van de vereniging en voert, tenzij anders wordt bepaald, besluiten van het bestuur uit.
4. In afwijking van de Statuten 1980, is een bestuurslid niet verplicht bij het bereiken van de zeventigjarige leeftijd, at te treden.

COMMISSIES

🔗 Statuten 1980 art. 13


Artikel 16.
1. De samenstelling, taak, bevoegdheden en werkwijze van commissies, alsmede de zittingsduur van de leden ervan, worden door het bestuur of de ALV geregeld. Het bestuur voorziet in tussentijdse vacatures. De commissies brengen regelmatig verslag uit over hun werkzaamheden aan het bestuur, dan wel aan de ALV. Van iedere vergadering van een commissie wordt een verslag gemaakt en aan het bestuur ter kennisneming toegezonden.
2. Het bestuur is gerechtigd aan commissies bepaalde taken te delegeren, doch het bestuur blijft eindverantwoordelijk en legt deze af in de ALV.

GELDMIDDELEN

🔗 Statuten 1980 art. 9


Artikel 17.
1. De door de leden te betalen jaarlijkse contributie wordt voor elk verenigingsjaar op basis van een door de ALV vastgesteld bedrag bepaald.
2. De contributie wordt tijdsgelang vastgesteld indien men gedurende het verenigingsjaar lid wordt.
3. De vereniging hanteert verschillende tarieven al naar gelang het soort lidmaatschap.
4. Aangaande leeftijdsgrenzen volgt de vereniging de regelgeving van de NHSB.
5. De inning van contributies geschied per jaar. Betalingen dienen per bank verricht te worden.
6. Het bestuur kan op bijzondere gronden besluiten voor individuele leden af te wijken van de voornoemde regels voor contributiebetaling.
7. Een lid dat na herhaalde aanmaning van de penningmeester nalatig blijft bij het betalen van de contributie, kan door het bestuur worden geroyeerd.
8. Ieder niet-lid dat jaarlijks een door het bestuur vast te stellen minimum bedrag aan de vereniging bijdraagt, wordt beschouwd als donateur.
9. De uitreiking van de contributienota geschied met ingang van verenigingsjaar 2018 digitaal.

WEDSTRIJDEN

🔗 Statuten 1980 art. 2


Artikel 18.
Het bestuur is gehouden, voor de verschillende groeperingen van het ledenbestand wedstrijden te organiseren. Het kan aan bepaalde wedstrijden de kampioenstitel verbinden. De regels omtrent het verloop van de wedstrijden worden door het bestuur en/of de ALV vastgesteld.

ONDERSCHEIDINGEN

🔗 Statuten 1980 art. 5


Artikel 19.
1. Het erelidmaatschap van de vereniging en het lidmaatschap van verdienste kan door de ALV worden verleend aan leden die zich bijzonder verdienstelijk hebben gemaakt voor de vereniging.
2. In afwijking van hetgeen elders is bepaald, behoeft een voorstel tot het verlenen van een onderscheiding niet vooraf op de agenda te worden geplaatst.

SANCTIES

🔗 Statuten 1980 art. 7


Artikel 20.
1. Het bestuur is gerechtigd ingeval van misdragingen van leden en niet-leden bij door de vereniging georganiseerde activiteiten, elk maatregel te treffen die het nodig acht voor handhaving van de orde en voor het in stand houden van de goede naam van de vereniging, voor zover deze maatregelen niet in strijd zijn met de wet noch met de statuten.
2. Leden die door het bestuur geschorst zijn hebben geen recht op het bijwonen van c.q. deelnemen aan verenigingsactiviteiten en vergaderingen gedurende de periode waarvoor de schorsing geldt, met uitzondering van het in artikel 21 lid 2 bepaalde recht.
3. Leden die door het bestuur zijn geroyeerd verliezen met ogenblikkelijke ingang alle rechten van een lid van de vereniging, met uitzondering van het in artikel 21 lid 2 bepaalde recht.
4. Het bestuur kan een schorsing, royement of andere sancties mondeling opleggen (door een bestuurslid dat namens het bestuur spreekt) of schriftelijk. Indien de sanctie mondeling is opgelegd dient zij zo spoedig mogelijk schriftelijk te worden bevestigd.
Artikel 21.
1. Degene die door het bestuur een sanctie (royement, schorsing of anderszins) is opgelegd, kan op de eerstvolgende ALV beroep aantekenen tegen deze sanctie. Het beroep dient uiterlijk 1 maand na het ingaan van de sanctie schriftelijk bij het bestuur te worden gedeponeerd. Het beroep heeft geen opschortende werking op de uitgesproken sanctie.
2. Degene die beroep aantekent tegen een sanctie heeft toegang tot de ALV waarin zijn beroep wordt behandeld en heeft daar het recht zijn beroep te verdedigen.

SLOTBEPALINGEN

Artikel 22.
1. Dit reglement treedt in werking onmiddellijk nadat de Statuten in werking zijn getreden.
2. Wijzigingen of aanvullingen op bepalingen in dit reglement treden direct bij hun vaststelling in werking, tenzij het daartoe strekkend besluit anders bepaalt.
3. Het bestuur van de vereniging draagt zorg voor een deugdelijke bekendmaking jegens de leden van de vereniging c.q. de betrokkenen van het bepaalde, de wijzigingen en/of aanvullingen daarvan inbegrepen, in de Statuten, het Huishoudelijk Reglement en andere reglementen.